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陕西省财政厅印发《关于加强采购单位政府采购内部控制管理的指导意见》的通知

时间:2019-05-17  作者:唐有川   来源:资产管理处

陕财办采〔2019〕8号

省级各预算单位:

为进一步规范采购单位在政府采购活动中内部权力运行,严防法律风险,强化内部流程控制,促进政府采购提质增效。根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)等规定,结合我省实际,我厅制定了《关于加强采购单位政府采购内部控制管理的指导意见》。现印发给你们,请遵照执行。

陕西省财政厅

2019年4月30日

(此件依申请公开)

陕西省财政厅办公室

关于加强采购单位政府采购内部控制

管理的指导意见

为进一步规范采购单位在政府采购活动中内部权力运行,严防法律风险,强化内部流程控制,促进政府采购提质增效。根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)等规定,结合我省实际,提出如下指导意见:

一、总体要求

采购单位政府采购内部控制管理要按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行”的基本原则,以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度,做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。

二、主要任务

(一)落实主体责任。预算单位是政府采购内部控制管理的责任主体,应建立内部工作机制,重点加强对采购需求、采购预算、政策落实、信息公开、履约验收、结果评价等的管理。主管预算单位应当明确与所属预算单位在政府采购管理、执行等方面的职责范围和权限划分,细化业务流程和工作要求,加强对所属预算单位的采购执行管理,强化对政府采购政策落实的指导。

(二)实施归口管理。预算单位应确定政府采购工作内部归口部门,并指定采购专管员,负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通协调。单位内部应当建立政府采购与预算、财务(资金)、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制,共同做好确定采购需求、编制政府采购预算和实施计划、组织采购活动、履约验收、政府采购信息统计、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。

(三)科学设置岗位。对照政府采购法律法规、规章及制度规定,结合本单位实际,认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级。明确岗位职责、权限和责任主体,细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。

(四)完善决策机制。建立健全内部政府采购事项集体研究、合法性审查和内部会签相结合的议事决策机制。对于涉及民生或社会影响较大的采购项目,采购预算编制、采购需求设置、采购代理机构选择、采购合同签订、采购方式变更、进口产品采购和履约验收等重点环节应建立集体决策制度,必要时还应当进行法律、技术咨询或者公开征求意见,决策过程要形成完整记录,不得单独决策或者擅自改变集体决策。

(五)加强内部审核。依据法律制度和有关政策要求,细化内部审核的各项要素、审核标准、审核权限和工作要求,实行办理、复核、审定的内部审核机制,对照要求逐层把关。

(六)强化流程控制。按照法律法规和相关规定加强对采购活动的流程控制,突出重点环节,确保政府采购项目规范运行。 (具体见附件1:政府采购业务流程内控指引)

(七)明确时限要求。对采购预算执行、信息公告、确认结果、签订合同、公告及备案合同、答复询问质疑以及其他有时限要求的事项,要明确专人负责,细化各个节点的工作时限,确保在规定时间内完成。

(八)加强利益冲突管理。厘清利益冲突的主要对象、具体内容和表现形式,明确与政府采购代理机构、供应商等政府采购市场主体、评审专家交往的基本原则和界限,细化处理原则、处理方式和解决方案。采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,应当严格执行回避制度。

三、保障措施

(一)加强组织领导。各预算单位充分认识加强政府采购内部控制管理的重要性和必要性,建立政府采购内部控制管理工作的领导、协调机制,做好政府采购内部控制管理各项工作。结合廉政风险防控机制建设、防止权力滥用的工作要求,准确把握政府采购工作的内在规律,加快体制机制建设,强化制度约束,将单位政府采购内部控制建设纳入制度化、规范化轨道,切实提高政府采购内部控制管理水平。

(二)抓好贯彻落实。省级各预算单位按照指导意见的总体要求和主要任务,抓紧梳理和评估本部门、本单位政府采购执行中存在的风险,明确标准化工作要求和防控措施,完善管理制度,形成较为完备的内部控制管理体系,确保制度健全、执行有力、监督到位。

(三)完善基础保障。按照决策、执行、监督相互分离、相互制衡的要求,科学设置内设机构(岗位),配备工作人员,确保不相容岗位相分离。可根据本单位实际,充分利用信息技术落实政府采购内部控制管理措施,重点强化人员身份验证、岗位业务授权、系统操作记录、电子档案管理等系统功能建设。

(四)强化运行监督。采购单位应当发挥内部审计、纪检监察等机构的监督作用,加强对采购执行和监管工作的常规审计和专项审计。畅通问题反馈和受理渠道,通过检查、考核、设置监督电话或信箱等多种途径查找和发现问题,有效分析、预判、管理、处置风险事项。

附件:1.政府采购业务流程内控指引

附件1

政府采购业务流程内控指引

1.编制采购预算和实施计划。建立健全政府采购预算和实施计划的内部审查制度,提高编报与执行政府采购预算、实施计划的系统性、准确性、及时性和严肃性,制定政府采购实施计划执行时间表和项目进度表,有序安排采购活动。落实预留专门面向中小企业采购预算份额等政府采购政策。

2.确定采购需求。实行采购需求制定与内部审核、组织需求论证相分离。采购需求应当完整明确,采购项目的技术、服务、安全等要求既要满足实际工作需要,又要符合法律法规及政府采购政策规定。

3.委托采购代理机构。明确采购代理机构选择标准和决策流程,确保依法、自主、择优选取采购代理机构。建立采购代理协议的内部审核制度。依法确定代理采购的范围、权限、期限和代理费用等事项,做到权责清晰、“一事一委托”。

4.确认采购文件。确保采购文件既能完整真实反映采购需求,又符合政府采购政策、采购预算等要求,并做到及时向采购代理机构反馈信息。

5.现场监督。采购单位委托代表参加评审实行委托制,确保实现有效的监督和评审委员会的依法组建。

6.确认确定采购结果。采购人应依法根据评审结果确定中标(成交)供应商,采购结果满足采购需求,并做到及时反馈信息。

7.签订、公告及备案采购合同。针对不同类型政府采购合同,采购单位要加强内部审核,严格按照采购文件和中标、成交供应商投标(响应)文件约定事项依法签订采购合同。明确办结时限和涉密事项的保密要求,指定专人负责,确保按要求及时完成公告及备案工作。

8.履约验收。加强采购项目履约验收,确保合同双方严格按照采购合同约定事项逐一完成履约,充分接受内部和社会监督,提高履约验收效率。

9.健全档案管理。建立政府采购档案归档、收集、保管、借阅、销毁等制度。确保政府采购档案(包括电子档案)齐全、归档及时并妥善保存。

10.变更采购方式和进口产品采购。建立政府采购方式变更和进口产品采购的内部会商决策制度,需求制定与组织专家论证相分离的制度。确保选择的采购方式符合采购需求、情形适用得当、客观依据充分。

11.处理供应商询问、质疑。依法受理并对供应商询问、质疑进行答复。明确专人牵头负责,确保在法定期限内,依法作出询问、质疑答复。

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